想要提高生产力，你必须停止做这7件事

编者按：努力工作就一定能成功吗？多加班就能卷死同行吗？真的不一定。有时候少即是多。人的时间和精力都是有限的，是不可再生的财富。是时候抬头看看前方了，不要一味低头犁地。本文来自编译。

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Tim Gouw on Unsplash

我 17 岁的时候，每天要工作和学习大约 20 个小时。我白天上学，利用中间休息时间做作业，晚上还要管理一个非营利性组织。当时我每天长时间地工作，组织和参与了无数次全国性活动，这也给我带来了很多与知名机构合作的机会以及成功的职业生涯。

但是随着年龄的增长，我开始产生了不同的想法。我意识到，努力工作并不总是正确的，也并不是唯一的成功之路。

有时候，少做事实际上可以产生更好的结果。

对于一个忙个不停的小企业主，努力加班并不一定能帮助他超过竞争对手。这是因为时间是一种有限的事物。就算一个企业家可以每天 24 小时，每周 7 天工作，但他或她的竞争对手可以花更多的钱去组建一个团队，在同一个项目上花费更多的人力工时。

那为什么还是有很多小型初创企业能完成一些大公司都无法做到的事情呢？比如 Facebook 以 10 亿美元收购的 Instagram，当时它是一家只有 13 名员工的公司。再比如拥有30 名员工的创业公司 Snapchat，面对 Facebook 和 Google 伸出的橄榄枝，也有底气说不。他们的成功可以说有一部分是基于运气，还有一部分是基于效率。

成功的关键不是努力工作，而是‘聪明地’工作。

忙碌和高效之间有一个明显的区别。忙碌并不一定意味着富有成效。有些人可能认为，富有成效不在于时间管理，而更在于如何管理你的精力。其实这是一种生活方式，你需要学习如何花最少的精力来获得最大的利益。我个人学会了如何将每周的工作时间从 80 小时减少到 40 小时，并且同时我还完成了更多的工作。对我来说，少即是多。

为了提高工作效率，我不再做以下七件事：

1. 不再加班，而是提高生产力

你知道现行每周 5 天 40 小时的工作制度是怎么来的吗？1926 年美国企业家、福特汽车公司的创始人 Henry Ford 在他自己的工厂里开展了一项实验：

他将员工的每日工作时间从 10 小时减少到 8 小时，并将每周工作天数由 6 天缩短到 5 天。结果，他发现工人的生产力竟然提高了。

商业圆桌会议（Business Roundtable）1980 年发表的一份标题为“常态化加班对建设项目的影响”的报告指出，人们持续工作时间越长，无论短期或是长期的工作效率和生产力都会相应降低。

资料来源：《基于公布的图表计算出的因加班造成的生产力下降--事实还是虚构》

如果每周工作 60 小时或更多时间的状态持续超过两个月，生产力下降的累积效应将导致完工日期推迟，而同样数量的工作人员在每周工作 40 小时的情况下却能如期完成。

AlterNet 网站发表的一篇文章中，编辑 Sara Robinson 提及了美国军方的一项研究，该研究显示：“只要每晚少睡一个小时，持续一周，就会导致相当于血液酒精含量达到 .10 程度的认知水平下降。” 你或许会因为喝醉酒上班被解雇，但通宵达旦地工作却没有问题，这难道不荒谬吗？

无论你在经历一个不眠之夜后如何度过接下来的一天，你都不可能对周遭的一切感到乐观和愉悦。过度疲劳的一个后果是会产生普遍的低落情绪，这将让你比平时更加消极。更严重的后果是，这种低落的情绪往往会导致人们主动思考和行动的意愿降低，无法很好地控制冲动，自信心和同情心减弱，以及情绪智力下降。

来源：《睡眠的秘密世界：关于休息时的大脑令人吃惊的事实》

所以对我们来说最重要的是不要过度劳累，要保证足够的睡眠以维持精力旺盛。如果你疑惑自己为什么工作效率不高，原因可能很简单，因为你睡得不够。(睡眠研究员和专家 James Maas 曾表示，每 10 个美国人中至少有 7 个睡眠不足。）

你知道吗？

• 达芬奇一天要打好几个盹儿，但是他晚上睡得少。

• 法国皇帝拿破仑可喜欢小睡了，他每天经常要打盹儿，这有什么可害臊的呢。

• 爱迪生对他的午睡习惯觉得有点尴尬，但他也每天都午睡。

• 罗斯福总统的妻子埃莉诺习惯演讲前要小睡一下，好让自己精力充沛。

• “唱歌的牛仔”Gene Autry 在演出间隙经常在化妆间打盹。

• 肯尼迪总统在床上吃午餐，然后小睡一会儿，天天如此！

• 石油大亨、慈善家洛克菲勒每天下午在办公室小憩。

• 丘吉尔雷打不动地下午小睡，他认为这能让他每天完成两倍的工作。

• 约翰逊总统每天下午 3:30 准时小睡，这样对他来说一天就可以分成“两班”。

• 罗纳德-里根总统爱小睡也是出名的，尽管因此受人诟病。

  资料来源：《你应该每天睡午觉的 5 个理由》——Michael Hyatt

  就我个人而言，自从开始每天晚上至少睡 7 到 8 个小时后，与之前每天工作 16 小时那会相比，我明显效率更高，能够完成更多的工作。谁能想到睡眠对于营销人员这么有用？

  2. 不要总是说“Yes”

  根据帕累托原理（Pareto Principle），80% 的结果是来源于 20% 的努力；然而，产出其余 20% 的结果却要消耗 80% 的努力。因此与其更加努力地工作，不如把主要精力放在那些能有更多产出的工作上，其他的工作可以不做。这样我们就有更多的时间来聚焦最重要的事情。对那些收效甚微的工作，我们就不要总是说“Yes”了。

  成功的人与非常成功的人的区别在于，非常成功的人几乎对所有事情都说‘不’。——沃伦·巴菲特

  那么，你应该对什么说 “yes”？什么时候应该说“不”呢？如果你不清楚某件事情是否值得花时间去做，可以考虑做一个简单的分离测试。回顾你所做的事情，以及完成每项任务所需的时间和结果。然后重新评估你的任务清单，看看哪些产出比较大（或没有产出），根据你的发现去优化未来的任务安排。

  我们很多人在不该说“yes”的时候也会说“yes”，原因有很多，比如内疚或者过度紧张，但很大一部分是因为说“yes”比拒绝容易得多。毕竟，没有人愿意当“坏人”。

  2012 年在发表于《消费者调查》杂志的一项研究中，研究人员将 120 名学生分成两组做了个实验。要求一组学生在讨论具体选择时只能使用“我不能”这个短语，而另一组则只能使用“我不要”来做决定。

  总是说“我不能吃 X”的学生有 61% 的时间选择了吃巧克力糖。而总是说“我不要吃 X”的学生却只有 36% 的时间选择了吃巧克力糖。所以你看，仅仅是一个简单的措辞就大大提高了学生们选择更健康食物的几率。

  下次你表示拒绝的时候，就使用“我不要”来表达，不值得做的事情就坚决说“不”。

  另一个避免做那些没价值没意义的事情的诀窍就是 20 秒规则： 给那些你不应该去做的事情，或者你想改掉的坏习惯增加难度，即在你开始做这些事之前，想法拖延 20 秒。例如，如果你想减少对社交媒体的依赖，就从手机中删除那些诱人的应用，这样你就需要再花 20 秒时间找到你的笔记本电脑去访问它们。通过主动人为增加不便，避免自己做那些耗费精力的没用的事情，摆脱坏习惯。

  要培养好习惯就要减少拖延和障碍，对坏习惯则要主动设置障碍。我们越能为期待发生的行动扫除障碍，就越能推动我们产生积极的变化。

  来源：《快乐竞争力：赢得优势的 7 个积极心理学法则》

  3. 不要再事必躬亲，要学会寻求帮助

  我之前运营过一个非常庞大的社区，事情太多了，我完全忙不过来。最后搞得自己心力交瘁了，然而社区并没有垮掉，它自己运转了起来。令人惊讶的是社区成员们表现得比我自己运营的时候还要好。这让我看到了社区的强大力量，也明白了来自用户的内容对于品牌是多么重要。

  消费者比任何营销人员都更了解他们自己的需求以及从哪里去获得。根据 Octoly 的统计，用户创作的视频在 YouTube 上的浏览量比品牌自己制作的视频多 10 倍！当搜索某个特定品牌的信息时，超过一半（51%）的美国人更信任普通用户发布的内容，而只有 16% 的人信任品牌官网上的内容，信任媒体的品牌报道的人仅有 14%。所以对于营销人员来说，保持极度开放的心态，并积极寻求品牌社区的帮助是很重要的。

  来源： YouTube的用户口碑媒体排名 - Octoly

  一名优秀的内容营销人员并不需要自己去生产内容，重要的在于建立并维护一个优秀的社区，让社区来源源不断产生高质量的内容。

  你一定要意识到，你可以在需要的时候寻求帮助。很多时候我们不可能，也没必要所有事情都自己做，最好是让其他人、或者其他团队分担一部分工作，让你自己有更多时间专注于最重要的任务。与其浪费时间和精力把自己搞得精疲力竭，或者孤军奋战，不如找人帮你分担。

  很多时候，即使朋友或同事帮不了你，只要他们在身边，就能让你更有效率。

  只要有朋友在旁边，就可以让你提高生产力。来自马萨诸塞州伍斯特市的临床神经心理学家大卫·诺埃尔（David Nowell）说：“多动症（ADHD）的治疗里有一个概念叫‘替身’（body double），就是说只要有其他的人在难于自控的人旁边时，即使并没有谁指导或是提供协助，他都能够完成更多的事情。”如果你面临一个枯燥或是困难的任务，比如整理衣橱或者整理报税收据，那就找一个朋友来做你的“替身”吧！

  来源： 《友情的力量：朋友造就我们的惊人方式》

  4. 不再做完美主义者

  “我们发现，完美主义是教授们提高研究效率的障碍。”达尔豪斯大学的心理学教授 Simon Sherry 博士做了一项关于完美主义和生产力关系的研究，她告诉《大学事务》（University Affairs）杂志，“越是追求完美，他们的生产力就越低。”Sherry博士发现完美主义的程度增加和生产效率的下降存在着强有力的关联。

  与完美主义者有关的一些问题：

  • 他们会在一项任务上花费比实际需要的更多的时间。

  • 他们总是拖延想等待最佳时机。但是对于商业，等最佳时机到来时往往就太晚了。

  • 他们忽略大局，过多关注细枝末叶。

    营销人员经常想等待最佳时机。但这样做，他们最终会错过时机。

    最佳时机就在当下。

    5. 不再做重复性工作，尝试自动化

    根据 Tethys Solutions 的一项研究显示，一个五人团队用了两个月去提升生产力，结果成员们在重复性工作上花费的 3%、20%、25%、30% 和 70% 的时间分别减少到 3%、10%、15%、15% 和 10%。

    来源： 《使用自动化软件提高企业的生产力和竞争力》——Tethys Solutions

    一周前我花了 15 分钟编写了一个简单的 Python 程序。我的目的是使用 Ruby 机器人通过 Twitter API 抓取数据，再从这些数据中生成内容，然后用 Hootsuite 来自动发布内容。这项任务在过去需要我花一整天的时间来完成，但现在自动化之后，只需要不到 5 分钟！如今每当我发现要做超过五次的重复工作时，我就会想办法来自动完成它。

    要实现自动化并不一定要会写代码。如果你有这样的技能或资源当然很棒，但这并不是必需的。如果你自己做不来，你可以付费请别人来做。

    人们经常忽略了时间就是金钱。人们通常习惯自己动手做，因为这很容易，又不需要额外研究。在 Instagram 上处理 30 张用户自定义图片是很容易的，但如果你需要管理五个不同平台上的 30,000 张照片和视频，你就得用一个好的数字资源管理软件了。在 Filemobile 上，我们帮助人们解决这个问题，生成更多用户自定义内容。就像管理富媒体一样，很容易就能在网上买到一个软件来解决你几乎所有的问题。

    如果你还是找不到解决办法，可以聘请一个专家来帮助你。记住，你花钱是为了赚钱的，时间才是你最有价值的商品。

    给营销人员的提示：要会检索 GitHub 或谷歌应用程序脚本库。很多时候，你能找到免费的立即可用的开源代码，几乎不需要会编程知识就可以用。

    6. 不再胡乱猜测，开始用数据做决策

    如果你能为网站做搜索引擎优化，你就能优化你的生活，使之成长并达到你的最大潜力。

    有很多研究报告可以提供关于优化生产力的洞察。例如，你知道大多数人在中午 12 点到下午 4 点之间更容易精力不济吗？这个结论来自宾夕法尼亚州立大学心理学副教授 Robert Matchock 的研究。但是就算你找不到你关心的某个特定问题的数据，你就自己去做一次简单的分离测试来寻求结论也花不了多少时间的。

    7. 学会停下工作，给自己放空的时间

    很多人没有意识到，当我们太过于专注某件事情时，实际上是给自己画地为牢，最终还可能对我们的工作或追求的结果产生反作用。根据《波士顿环球报》刊载的 《独处的力量》一文，偶尔从工作中抽离出来，给自己一些独处的时间是很重要的，这对我们的大脑和精神都有好处。

    哈佛大学正在进行的一项研究表明，如果人们相信自己是在独自经历某件事，就会形成更持久和准确的记忆。另一项研究表明，一定程度的独处可以使一个人更有能力理解别人。一定程度的独处已被证明可以帮助青少年改善他们的情绪，并在学校获得好成绩，当然人在幼年时期过于孤独可能是不健康的。

    来源：《独处的力量》

    花时间进行反思很重要。人们经常会在不经意的时候发现解决问题的办法。

    还有就是要明白，我们不会在一夜之间变成效率达人。就像生活中的其他事情一样，提升效率也需要努力和实践。改变不会仅仅通过坐等而发生。为了更成功快乐的生活，我们需要更多地了解自己的身心，找到可行性强的方法来为自己赋能和节省时间。

    译者：张茉茉